12 Tipps für E-Mail-Marketing, das Ihren Umsatz wirklich steigert

E-Mail-Marketing und Newsletter sind mitunter die stärksten Mittel im Online-Marketing. Als Gegenstück zur analogen Werbepost hat E-Mail-Marketing im Zuge der Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewonnen.

Allerdings dürfte jeder bereits Opfer von Werbespam gewesen sein. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Marketing so aufstellen, dass Ihre Kunden nicht genervt sind, sondern Ihren Botschaften förmlich entgegenfiebern.

Befolgen Sie diese Maßnahmen zur Umsetzung eines effektiven E-Mail-Marketings

Eine E-Mail zu verschicken ist weiß Gott nicht schwer, doch ohne geeignete Marketing-Strategien werden Sie Ihre Kundschaft eher vergraulen als halten. Mit den nachfolgenden zwölf Empfehlungen bekommen Sie ein Gespür für die richtige Versandfrequenz, den passenden Versandzeitpunkt, eine sinnvolle Ansprache für Ihre Mails sowie für weitere effektive Maßnahmen zur Umsatzsteigerung.

1. Finden Sie die richtige Versandfrequenz für Ihre Nachrichten

Ein großer Fehler im E-Mail-Marketing ist eine zu hohe Frequenz von Mails. Selbst kluge und passende Mails werden nur noch als störend empfunden, wenn sie zu häufig im Posteingang landen. Als Werbetreibender müssen Sie der Versuchung widerstehen, die einmal ergatterte Mail-Adresse des Kunden permanent mit Werbung “vollzuspamen” – sonst klickt der Rezipient schnell auf den „Abbestellen“-Button.

Was aber ist nun die richtige Frequenz? Sie hängt zum einen davon ab, wie häufig Sie etwas neues (und spannendes) mitzuteilen haben. Wenn Ihr Sale wirklich gut ist, darf es gerne auch eine Sondermail mehr sein. Einen Newsletter alle zwei Wochen zu verschicken, ist für viele Firmen ein geeigneter Rhythmus. Dieser Zeitraum bietet genug Zeit, um sinnvolle Inhalte zu erstellen. Auf der anderen Seite sollten Sie aber auch nicht zu selten versenden. Wenn der Nutzer sonst selten Berührungspunkte mit Ihrer Marke hat, vergisst er Ihr Unternehmen schnell wieder. Auch kann dies zu Skepsis gegenüber neuen Mails führen.

2. Wählen Sie den richtigen Versandzeitpunkt

Private E-Mail-Postfächer sind voll von ungelesenen Mails. Dies liegt nicht zwingend daran, dass der beinhaltete Content auf fehlendes Interesse stößt. Newsletter, die über den Tag verteilt in einem privaten Postfach landen, haben eine schlechte Chance gelesen zu werden. Abends kann das schon wieder ganz anders aussehen. Ein Newsletter, der den Adressaten per Push-Nachricht erreicht, während dieser gerade ohnehin leidlich produktiv auf Social Media Kanälen wie Facebook oder Instagram surft, wird meist eher gelesen.

Wann Newsletter nun tatsächlich gesendet werden sollen, hängt wiederum von Ihrer Branche ab. Im B2B Bereich gilt der Freitag und das Wochenende als ungünstig, da viele Nachrichten über das Wochenende eintrudeln und so schnell der Überblick verloren geht. Bei E-Mails, die sich an Endkonsumenten richten, sieht das schon wieder anders aus. Wochenenden bieten möglichen Interessenten die Zeit, um sich den jeweiligen Kampagnen Ihres Marketings zu widmen. Im Endeffekt gilt aber sowohl für B2B als auch B2C: Daten im Blick halten und überprüfen, wie groß die Klickrate und vor allem Reaktionsrate auf Mails sind. Vielleicht kommen Sie zu überraschenden und lukrativen Erkenntnissen. Machen Sie also von den Daten Gebrauch. Die unten stehende Statista Infografik “Das iPhone hat das beliebteste Postfach” gibt Aufschluss über die meistgenutzten E-Mail-Clients weltweit im Jahr 2020. Auf Basis von 870 Millionen E-Mail Öffnungen schnitt das Apple iPhone mit 35 % am besten ab, dicht gefolgt von G-Mail mit 27 %. Ganz hinten tummeln sich mit jeweils nur 1 % Google Android sowie Outlook.com.

3. Sprechen Sie den Empfänger mit Namen an

Einer der wichtigsten Punkte im E-Mail-Marketing ist die persönliche Ansprache des Empfängers. Unpersönliche Nachrichten, die mit “Sehr geehrte Damen und Herren” beginnen, landen oft direkt im Papierkorb. Eine allgemeine Ansprache führt zu deutlich gesenkten Lesequoten für Ihre Marketing-Nachrichten. Neben der Ansprache mit Namen des Adressaten ist auch die Form der Ansprache wichtig. Je nach Branche muss abgewägt werden, ob eher eine lockere Ansprache oder eine gesetztere Form passend ist.

4. Etablieren Sie einen persönlichen Ansprechpartner in Ihren Mails

Neben der Ansprache ist auch der Absender von großer Bedeutung. Dieser sollte möglichst nicht als anonyme, fiktive Gestalt wahrgenommen werden, sondern als eine leibhaftige Person. Das könnte zum Beispiel eine bekannte Persönlichkeit aus Ihrem Betrieb, ein Bereichsverantwortlicher oder sogar der persönliche Kundenansprechpartner sein. Diese Wirkung kann noch weiter verstärkt werden, indem der Ansprechpartner mit Foto, Avatar und tatsächlicher E-Mail-Adresse mit eingebunden wird.

5. Gewinnen Sie wirklich interessierte User für Ihre Mails

Sie möchten, dass die Empfänger Ihre E-Mails nicht nur zugestellt bekommen, sondern auch lesen? Wenn die Adressaten dann noch auf die darin formulierten Angebote reagieren, haben Sie alles richtig gemacht. Die erste Hürde besteht darin, Abonnenten zu gewinnen, die auch Interesse an Ihren Produkten haben. Sammeln Sie also nicht wild Adressen ein, sondern qualifizieren Sie Ihre User vor. Koppeln Sie etwa Ihren Newsletter an ein E-Book, das Bezug zu Ihren Dienstleistungen oder Produkten aufweist. So ist sichergestellt, dass die Rezipienten auch wirklich Ihrer Zielgruppenbestimmung entsprechen.

6. Sichern Sie Ihre E-Mail Newsletter nach der DSGVO rechtlich ab

Nutzen Sie Double-Opt-In, um Ihren Newsletter rechtssicher und konform zum Datenschutz zu verschicken. Das bedeutet, der Kunde muss vorab einwilligen, dass er bereit ist Nachrichten von Ihnen zu bekommen und Sie diesem erst nach seiner Zustimmung eine E-Mail zusenden. In dieser fragen Sie den Betreffenden, ob er sich wirklich für den Newsletter angemeldet hat. Erst nach dessen Klick auf einen Bestätigungslink landet der Nutzer in Ihrer Datenbank. So wird vermieden, dass Dritte Datenmissbrauch bewegen und unberechtigterweise Mails in Newsletter-Abonnements eintragen. Für Werbetreibende bedeutet dies zwar einen gewissen Verlust an Empfängern, dafür ist die Wahrscheinlichkeit, dass der gewonnene Abonnent mit Ihren Nachrichten interagiert umso höher. Machen Sie also das Beste draus und optimieren Sie Ihre Botschaften auf die Rezipienten, die wirklich Interesse an Ihren Produkten haben.

7. Die Betreffzeile muss die Synapsen knacken lassen

Der Betreff ist maximal ein 3-Sekunden Pitch, denn mehr Aufmerksamkeit wird Ihnen kein Nutzer zugestehen. Verwenden Sie also viel Zeit darauf, eine ebenso informative wie interessante Headline für Ihre Mail zu verfassen, wie es die untenstehende Grafik beispielhaft zeigt. Vielleicht ist der Betreff wichtiger als der gesamte Rest Ihrer Nachricht. Sicher ist auf jeden Fall, dass Nachrichten mit nichtssagendem Betreff überhaupt nicht gelesen werden. Die ersten Sätze Ihrer Mail sind ebenfalls ausgesprochen wichtig. Neben der persönlichen Ansprache muss auch hier sofort klar sein worum was es geht und warum genau diese Mail die Aufmerksamkeit des Lesers rechtfertigt.

8. Pflegen Sie Ihre Datenbank

Sie haben unzählige Mails in Ihrer Datenbank, aber leider geht die Öffnungsrate gen Null? Möglicherweise wurden nur Wegwerf-E-Mail-Adressen verwendet. Oder Sie möchten Ihre Outreach-Kampagne personalisieren, stellen jedoch fest, dass Sie gar nicht über die notwendigen Namen und weiteren Daten verfügen? Wer erfolgreiches E-Mail-Marketing betreiben möchte, sollte seine E-Mail-Datenbank pflegen. Nur so kann effizient gearbeitet werden. Das bedeutet dann auch, sich schon im Voraus Gedanken zu machen, welche Informationen denn notwendig sind, um die User persönlich und gezielt ansprechen zu können.

9. Machen Sie Ihre E-Mails mobile ready

Es sind die technischen Details, die Grundvoraussetzung für Ihren Erfolg sind. Immer wichtiger: Ihre E-Mail muss mobil sauber dargestellt werden, wenn Sie auf HTML-Mails setzen – gerade im B2C Bereich ein absolutes Muss. Viele User lesen ihre Mails auf dem Smartphone. Eine nicht sauber formatierte Mail kommt beim User nicht gut an und ein zweites Mal wird diese auch nicht angeklickt.

10. Verwenden Sie zertifizierte Newsletter-Versender

Wahrscheinlich ist es Ihnen auch schon einmal passiert: Eine angeforderte Mail will partout nicht ankommen. Nach längerem Warten wird die Mail dann doch gefunden – im Spam-Filter. Der Grund ist, dass E-Mail Provider immer striktere Spam-Filter entwickelt haben, um dem von Jahr zu Jahr weiter ansteigenden Aufkommen von Mails Herr zu werden. Dadurch landen teilweise auch erwünschte Nachrichten im Spam-Folder. Eine Möglichkeit diesen Effekt zu reduzieren, ist der Versand über zertifizierte E-Mail Versender.

Gerade bei sehr vielen versendeten Mails lohnt sich eine Mitgliedschaft bei der Certified Senders Alliance (CSA). Durch diesen Anbieter landen Mails auf einer Whitelist bei den gebräuchlichsten E-Mail-Providern. Voraussetzung ist dann allerdings, sich an die CSA-Vorgaben, wie etwa deren Datenschutz, zu halten. Wie schwer es deutschen Betrieben fällt sich mit künstlicher Intelligenz zu befassen, zeigt die Statista Infografik “Deutsche Unternehmen tun sich schwer mit KI”. Aus dieser lässt sich entnehmen, dass der Anteil derer, die von KI Gebrauch machen 2019 bei lediglich 2 % und 2020 bei 6 % lag. Die Statistik beruht auf einer Umfrage von jeweils 600 Betrieben ab 20 Mitarbeitern in Deutschland.

Wie wichtig die Anwendung Künstlicher Intelligenz für Unternehmen ist, zeigt die zweite Statista Infografik “KI soll vor allem verkaufen und schützen”, die den weltweiten Marktanteil der fünf häufigsten Anwendungen für Künstliche Intelligenz 2020 aufzeigt. Mit einem Anteil von 11,3 % liegen automatisierte Kundendienstmitarbeiter ganz vorne, gefolgt von der Automatisierung von Sales-Prozessen mit 7,1 %. Der durch KI geschätzte Umsatz wird bis 2024 auf 110 Mrd. US $ geschätzt, was einem gesteigerten Marktvolumen von mehr als 50 % im Vergleich zum Jahr 2020 entspräche.

11. Zusammenführung mit CRM

Zwischen dem Customer-Relationship-Management sowie dem E-Mail-Marketing existieren Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Die Übereinstimmungen können allerdings als Vorteile genutzt werden, denn beiden ist die Pflege und der Aufbau einer engen Bindung zu Kundenkontakten gemein. Die Disziplinen lassen sich am besten vereinen, wenn Inhalt und Zielgruppe zusammenpassen.

Hier bietet es sich an, verschiedene E-Mail-Verteiler mit zielgruppengerechtem Content zu verwenden, da nicht jeder Kunde über die gleichen Interessen verfügt. Die CRM-Datenbank ist sowohl für die Filterung als auch Segmentierung Ihrer Kunden zuständig und erstellt so die jeweiligen Verteiler. Im CRM-System können auch die gewonnenen Kundeninformationen aus dem E-Mail-Marketing zum Ausbau einer ununterbrochenen Kundenhistorie dokumentiert werden. Außerdem ist auf diese Weise eine zielgerichtete Kontaktaufnahme möglich.

12. Verwenden Sie Tools zur Marketing-Automation

Legen Sie die exakten Empfänger-Kriterien fest und verschicken Support- oder Service-Mails ganz automatisch. Die Marketing-Automation funktioniert auch zur Registrierung für Veranstaltungen oder Newsletter auf Ihrer Website. So werden Mails entsprechend nur an registrierte Leads versendet, die dann für das Double-Opt-In-Verfahren genutzt werden können oder aber die potenzielle Kundschaft mit passgenauen Folge-Mails versorgen.

Das Tool passt sich zielgerichtet an entsprechende Empfängerreaktionen an und stellt fest, welche Links angeklickt wurden. Daraus filtert das System die Empfängerinteressen und nur noch Mails mit dem gewünschten Thema landen im Empfängerpostfach. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Kontaktdaten der Leads ganz automatisch ins CRM-System übertragen werden.

Fazit

Nutzen Sie stets alle Kundendaten, die Ihnen zur Verfügung stehen und personalisieren Sie die Mails an Ihre Adressaten. Unpersönliche Nachrichten werden weit seltener geöffnet als solche mit zielgerichteter Ansprache und nichtssagendem Betreff. Auch der jeweilige Versandzeitpunkt ist ein wichtiger Faktor innerhalb des E-Mail-Marketings. Machen Sie von den Vorteilen der Künstlichen Intelligenz (KI) Gebrauch und pflegen Sie Ihre Datenbank.

Ihre Mailings laufen trotz der umgesetzten Tipps immer noch ins Leere oder sie möchten nun auch ins E-Mail-Marketing einsteigen? Dann melden Sie sich bei Ihrer E-Mail-Marketing Agentur. Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter und liefern Ihnen das nötige Informationsmaterial für eine erfolgreiche E-Mail Kampagne.

Häufig gestellte Fragen

Simone Reiß

Ehemalige Content Spezialistin bei Advidera GmbH & Co. KG.