Es geht schon fast nicht mehr ohne: Die ganze Welt spricht von Social Media und den verschiedenen Plattformen. Fast jeder ist mittendrin – entweder bei Facebook, Twitter, Foren oder auf Blogs. Gerade weil viele Menschen auf den Netzwerken unterwegs sind und sich aktiv an den Gesprächen beteiligen, bieten einige Unternehmen Social Media Guidelines an. Diese sollen den Mitarbeitern helfen, einen optimalen Umgang mit den Kommunikationsformen zu geben und eine Orientierung im Social Web zu schaffen. Viele Unternehmen ermutigen die eigenen Mitarbeiter im Social Web aktiv zu sein und geben gleichzeitig einige Richtlinien vor, damit Klarheit geschaffen wird und Fehlern oder Missverständnissen vorgebeugt werden kann. Viele Mitarbeiter wissen nämlich erst mal gar nicht, wie sie sich als Privatperson im Netz bewegen sollen. Einige kommentieren wild um sich herum und merken dabei gar nicht, wie sie Betriebsgeheimnisse veröffentlichen. Andere bewegen sich anonym im Web und versuchen das Unternehmen in einem positiven Licht strahlen zu lassen – allerdings kann dies auch in die falsche Richtung gehen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum Social Media Guidelines auch für Ihr Unternehmen wichtig ist und wie Sie diese erstellen!
Warum Social Media Guidelines?
Zunächst einmal sollte der Sinn und Zweck von Social Media Guidelines erläutert werden. Warum ist es wichtig einige Richtlinien für die Mitarbeiter aufzustellen? Hier geben wir Ihnen einige fundamentale Gründe:
- Social Media Guidelines geben eine Orientierung für die Mitarbeiter, die mit dem Umgang auf verschiedenen Plattformen im Web 2.0 nicht geübt sind.
- Verschiedene Richtlinien geben Ihren Mitarbeitern eine Sicherheit, weil die danach wissen, worauf sie achten müssen.
- Social Media Guidelines sind ein Teil der internen und externen Kommunikation.
- Sie gehören außerdem auch zur Unternehmenskultur.
- Nicht nur die Marketing- oder PR-Abteilung kommuniziert als Stimme Ihres Unternehmens, auch alle anderen Mitarbeiter tun es. Diese sollten daher auch auf Chancen und Risiken vorbereitet werden.
Wie sollten Social Media Guidelines gestaltet sein?
Wichtig bei der Einführung von Social Media Guidelines ist es, sie aktiv zu kommunizieren. Geben Sie Ihren Mitarbeitern in einer gemeinsamen Veranstaltung Raum für Fragen oder Feedback. Vielleicht haben Sie einen Ansprechpartner, an den sich Ihre Mitarbeiter wenden können. Weiterhin sollen die Guidelines jeden Mitarbeiter erreichen, daher erstellen Sie am besten eine PDF-Datei oder drucken Sie die prägnantesten Stichpunkte aus und hängen Sie diese aus. Machen Sie außerdem klar, dass diese Richtlinien keine Regeln sind, sondern Hilfestellungen und Handlungsempfehlungen. Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass Sie Ihre Mitarbeiter zur Kommunikation in den sozialen Netzwerken zu drängen. Dabei geht es um das Wohl des Mitarbeiters und des Unternehmens. Deswegen sollten alle Richtlinien klar und deutlich formuliert werden. Mögliche Fachbegriffe sollten erläutert werden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine klare Aufstellung von Rechten und Pflichten im Umgang mit sozialen Netzwerken mit. Wenn Sie eine Social Media Strategie mit den Profilen Ihres Unternehmen verfolgen, dann teilen Sie diese auch mit Ihren Mitarbeitern. Es gehört zu einer guten Unternehmenskultur, wenn alle Mitarbeiter über die Vorgänge und Zielsetzungen aller Abteilungen informiert werden. Für Ihre Mitarbeiter ist es hilfreich zu wissen, welche Chancen und Risiken Social Media Aktivitäten mit sich bringen. Machen Sie auch deutlich, wie Sie zum Umgang in den sozialen Netzwerken während der Arbeitszeiten stehen. So können keine Missverständnisse entstehen.
Social Media Guidelines für Mitarbeiter
Die Notwendigkeit und der Nutzen von Social Media Guidelines ist nun deutlich. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Anhaltspunkte und Beispiele für Ihre Richtlinien. Die Ansprache sollte immer an Ihre Mitarbeiter gerichtet werden.
- Im Web 2.0 können Sie ganz Sie selbst sein. Verstellen Sie sich nicht und betrachten Sie die Unterhaltungen in den Netzwerken wie ein normales Gespräch. Ihre Glaubwürdigkeit ist dabei am wichtigsten.
- Machen Sie deutlich wo Sie arbeiten und dass sie als Privatperson unterwegs sind.
- Achten Sie darauf, dass Betriebsgeheimnisse intern bleiben und nicht auf sozialen Netzwerken auftauchen. Informationen, die Sie über Ihren Arbeitgeber oder Ihre Kunden im Rahmen des Arbeitsplatzes bekommen haben, sollen nicht verbreitet werden.
- Im Gespräch oder Diskussion kann es schnell heiß her gehen. Bleiben Sie daher immer respektvoll und höflich. Wenn Sie merken, dass ein sensibles Thema Sie emotional trifft, entfernen Sie sich am besten von der Diskussion und lassen Sie sich nicht provozieren.
- Sie können Ihren Arbeitgeber auf den sozialen Netzwerken gerne mit Likes, Kommentaren oder Shares unterstützen.
- Sie sind im Social Web als Privatperson unterwegs, daher antworten Sie nie im Namen des Unternehmens. Sollten sie trotzdem eine Anfrage für Ihr Unternehmen bekommen, dann leiten Sie dies doch an die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen weiter.
- Genau wie im echten Leben, trägt jeder Mensch Verantwortung für seine Aktionen. Auf sozialen Netzwerken ist es nicht anders. Behalten Sie dies immer im Hinterkopf. Hier gelten dieselben Bestimmungen zu Privatsphäre, Datenschutz und Urheberrecht.
- Fehler können jedem passieren, stehen Sie dazu und berichtigen Sie diese, wenn es nötig ist.
- Social Media ist wie ein Gespräch oder ein sozialer Austausch zu betrachten. Sie werden von anderen Usern ernst genommen, wenn Sie aktiv das Gespräch suchen, sich an Diskussionen beteiligen, Fragen stellen oder auf diese antworten.
Für den Umgang mit den sozialen Netzwerken hat jedes Unternehmen eine eigene Philosophie, die in die Unternehmenskultur einbezogen wird. Um den eigenen Mitarbeitern einen guten Überblick und Sicherheit im Umgang mit diversen Plattformen zu geben, sollte jedes Unternehmen Social Media Guidelines erstellen. Diese Handlungsempfehlung gibt eine Orientierung für Mitarbeiter eines Unternehmens und beugt vor möglichen Fehltritten oder Missverständnissen vor.
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