E-Mail schreiben: 9 Tipps für geschäftliche Mails

Um einen Geschäftskunden an Land zu ziehen, sind die richtigen Umgangsformen beim E-Mai schreiben essenziell — dazu gehört auch die schriftliche Kommunikation in Form von E-Mails. Eine gut verfasste E-Mail kann Ihnen genauso gut die Pforten zu einem Deal öffnen, wie eine schlecht verfasste den gewünschten Deal platzen lassen kann.

Wie Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers gewinnen können und auf welche inhaltlichen sowie formellen Kriterien Sie achten müssen, um eine optimale Geschäftsmail zu verfassen, lesen Sie in diesem Blog-Beitrag.

Warum E-Mails nicht veraltet sind

Auch im 21. Jahrhundert sind E-Mails noch immer das präferierte elektronische Kommunikationsmittel. Einen Überblick über den deutschen E-Mail-Markt liefert die folgende Statista Infografik. Täglich flattern gemäß einer Studie des Statista Research Departments über 300 Milliarden Mails in verschiedene Postfächer — und das meist zu geschäftlichen Zwecken. In den kommenden Jahren sollen die Zahlen nochmals steigen. Das Problem kennen Sie sicherlich alle: die Werbe-, Massen- sowie Spammails, die Ihnen zuweilen auch als lästige Weggefährten begegnen und oftmals auf direktem Weg im Papierkorb landen. Damit so etwas nicht mit Ihren E-Mails an potenzielle Geschäftspartner passiert, gibt es einige hilfreiche Tipps.

Unter Geschäftsmails werden jegliche unverbindliche Kontaktversuche verstanden, die dem Austausch zwischen Projektpartnern dienen, Statusupdates liefern, Kundenakquise sowie das Versenden von Rechnungen und Mahnungen. Mehr als die Hälfte deutscher Unternehmen betreiben Servicekommunikation und E-Mail-Marketing. Fast alle Firmen pflegen eine Geschäftskommunikation via Mail.
IT-Security ist ein fundamentaler Bestandteil innerhalb Ihrer Geschäftskommunikation. Öffnen Sie daher niemals unbekannte Anhänge vermeintlich seriöser Anfragen und sorgen Sie für ein Verschlüsselungssystem Ihrer Geschäftsmails. Cyberangriffe und Hacker sind keine Seltenheit.

Das How-to zum Erstellen einer geschäftlichen E-Mail

Geschäftliche Kontakte sind essenziell um Ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten. Genauso wichtig sind auch die Formulierungen und Formalia in einer E-Mail an Ihren Kunden oder Geschäftspartner. Worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in den nächsten Abschnitten.

1. Die persönliche Anrede

Laut einer Studie des GetResponse 78 Online-Marketings wurde bewiesen, dass die Öffnungsrate und Click-Through-Rate von E-Mails mit persönlicher Anrede innerhalb der Betreffzeile weitaus höher ist, als jene unpersönlicher Mails. Unter anderem beweist das auch die nachfolgende Statista Grafik. Die direkte Ansprache einer Person zeugt von Wertschätzung und Höflichkeit. Achten Sie unbedingt auf die richtige Schreibweise des Namens Ihres Geschäftspartners. Ein eingeschlichener Fehler kann schnell zum peinlichen Fettnäpfchen werden. Als Anrede für Ihre Geschäftsmail eignen sich folgende Formulierungen:

• Förmlich: “Sehr geehrte/r Frau/Herr”
• Unbekannter Adressat: “Sehr geehrte Damen und Herren”
• Näher stehende Kontakte: “Liebe/r Frau/Herr”
• Salopp: “Hallo Frau/Herr”
• Solider Mittelweg: “Guten Tag Frau/Herr”

Veraltet sind Ansprachen wie “Werte/r Frau/Herr” oder “Verehrte/r Frau/Herr” und höchstens einsetzbar bei Geschäftspartnern mit wissentlich alter Prägung. Bei Titeln wird immer nur der höchste genannt, einen Doktortitel kürzen Sie in der Ansprache mit “Dr.” ab, wohingegen “Professor” immer ausgeschrieben wird. Nennen Sie bei mehreren Ansprechpartnern immer den Ranghöchsten zuerst. Bei Personen auf gleicher Ebene können Sie die Damen zuerst nennen oder eine alphabetische Reihenfolge anstreben.

Achtung: Auch bei Abwesenheitsnotizen ist auf eine korrekte Anrede zu achten. Ergänzen Sie diese mit einem angemessenen Gruß sowie einer Danksagung für die künftige Nachricht.

2. Ein klar formulierter Betreff

Der Betreff darf auf keinen Fall leer sein. Bereits im Postfach, ohne dass die E-Mail geöffnet wurde, muss ersichtlich sein, worum es sich in Ihrer Nachricht handelt. Die Zeilen sollten kurz, deskriptiv, dringlich und auffordernd verfasst sein, ohne beim Adressaten aufdringlich oder gar unverschämt zu wirken. Appellieren Sie an die Neugierde des Empfängers, denn bei Marketing-Mails entscheidet sich durch die Betreffzeile, ob der Adressat die E-Mail überhaupt öffnet wird. Bei Geschäftsmails geht es eher um das wann.

Verfassen Sie Ihre Betreffzeilen entsprechend so, dass Ihr Adressat mehr Details erfahren möchte und ein größeres Interesse an einer Zusammenarbeit mit Ihnen hat. Der Fokus sollte auf den ersten 40 Zeichen liegen, denn da entscheidet der Leser, ob er am weiteren Verlauf Ihres Schreibens interessiert ist. Schreiben Sie Ihre geschäftlichen Mails immer auch von Ihrem Dienstaccount und nicht von einer privaten Mail-Adresse. Offizielle Adressen verleihen Ihnen nicht nur die nötige Autorität und Glaubwürdigkeit, sondern sind durch verschlüsselte Systeme auch sicherer und schützen so firmeninterne Inhalte.

Tipp: Benutzen Sie nur sinnvolle Keywords und verzichten Sie auf Sonderzeichen, die Ihre Mails automatisch in den Spam-Ordner katapultieren könnten. Schreiben Sie einen klaren und stichhaltigen Betreff. Gehaltvolle Zeilen können folgendermaßen lauten:

• Terminabsprache Meeting
• Rückfrage zum letzten Gespräch
• Aktueller Stand Projekt xy

3. Inhalt — kurz und knackig

Der Grundpfeiler für jede Geschäftsmail ist, dass Sie den gesetzten Erwartungen des Betreffs gerecht werden. Sie können darin nichts ankündigen, was im Verlauf nicht thematisiert wird. Ebenso wie die Ansprache muss auch die Grußformel höflich formuliert sein. Ein “Beste Grüße” oder “Freundliche Grüße” löst das steife “Mit freundlichen Grüßen” ab.

“In der Kürze liegt die Würze” lautet ein Sprichwort und das gilt auch in Bezug auf Geschäftsmails. Gags und Anekdoten sind darin fehl am Platz. Beginnen Sie den ersten Satz mit einer kurzen Einleitung wer Sie sind, sollte dies nicht bereits klar sein. Führen Sie schließlich aus, worum es Ihnen geht und kommen Sie direkt auf den Punkt. Schweifen Sie nicht zu weit aus und nutzen Sie für komplexere Sachverhalte lieber das Telefon. Gerade bei der ersten Kontaktaufnahme ist es wichtig seinen Gegenüber nicht zu überfordern und ihn mit Informationen zu überladen.

Der sogenannte Call to Action stellt eine Handlungsaufforderung dar. Diesen bauen Sie auf dezente und subtile Weise vor dem Gruß ein. Vermeiden Sie unbedingt einen fordernden Kommandoton, sondern bauen Sie Phrasen ein wie “Ich freue mich von Ihnen zu hören” oder “Wie ist Ihre Meinung dazu?”

4. Form statt Förmlichkeit

Selbstverständlich sollten Sie einen höflichen Schreibstil innerhalb des Schriftverkehrs pflegen, dennoch sollten die Inhalte Ihre Geschäftspartner nicht langweilen. Schreiben Sie das, was Sie sagen wollen, aber ebenso packend und lebendig wie informativ und prägnant.

Lesen Sie den Inhalt nochmals eingehend Korrektur, bevor Sie die E-Mail absenden. Sollte Ihnen dennoch ein Flüchtigkeitsfehler unterlaufen, ist das auch kein Weltuntergang, sondern einfach nur menschlich. Schließlich versenden Sie keine Standard-Mails, sondern personifizierte Nachrichten. Um seriös und ernsthaft zu wirken, achten Sie dennoch auf die folgenden jeden einzelnen empfohlenen Tipp:

• Verwenden Sie eine einheitliche, gut lesbare Schriftart wie Verdana, Arial oder Helvetica.
• Sehen Sie davon ab Smileys oder Emoticons zu benutzen, außer Sie haben ein engeres Verhältnis zum Adressat.
• Achten Sie auf korrekte Grammatik sowie Rechtschreibung, dazu gehört die Groß- und Kleinschreibung ebenso wie Interpunktion.
• Formulieren Sie die Sätze aus und gebrauchen keine unfertigen Satzbausteine.
• Keine Abkürzungen einbauen, lediglich gebräuchliche Formulierungen wie z.B., etc. oder usw.
• Freizeilen sowie Absätze sorgen für eine bessere Lesbarkeit.

5. Schluss und korrekter Gruß

Das Ende einer Mail ist ebenso wichtig wie der Anfang. Jede E-Mail erfordert eine Gruß- vor der Signaturformel. Achten Sie bei Antwort-Mails per Smartphone darauf, dass die automatisch generierte Klausel “gesendet via xy” nicht mitgesendet wird. Dies kann schnell unprofessionell wirken und mit den richtigen Einstellungen an Ihrem Handy verhindert werden. Mit folgenden Schlussworten senden Sie eine gute Botschaft:

• Nüchtern und distanziert: “Mit freundlichen Grüßen”
• Kürzere Variante, evtl. mit Ortsbezug: “Freundliche Grüße (nach Köln)”
• Persönlicher Gruß: “Herzliche Grüße”
• Klassischer Stil: “Viele Grüße”
• Modern: “Schöne Grüße”
• Saloppe Form: “Beste Grüße”
• Unter Bekannten und Kollegen: “Liebe Grüße”

6. Signatur mit Charakter

Durch Ihre Signatur verleihen Sie Ihrer E-Mail nicht nur Glaubwürdigkeit, sondern ebenso einen offiziellen Charakter. Angaben wie Ihr Vor- und Nachname, Ihre Position im Unternehmen, der Name der Firma sowie Ihre Kontaktdaten gehören auf alle Fälle unter die Grußfloskel. Signaturen dürfen sogar lang sein, vorausgesetzt sie sind gut strukturiert. Social-Media-Buttons können auch gerne untergebracht werden.

Outlook bietet die Möglichkeit vorgefertigte Signaturen einzurichten wie im Beispielbild. Ebenso existiert die Möglichkeit eine Visitenkarte beizufügen. Von dieser Anwendung sollten Sie jedoch eher absehen, da jeder Anhang immer mit Umständen oder gar Gefahrenquellen verbunden ist.

7. Anhänge nach mehrmaligem Kontakt

Verzichten Sie bei der ersten Kontaktaufnahme zwingend auf einen Anhang. Diese könnten Ihre potenzielle Kundschaft stressen und somit vertreiben. Im Verlauf schicken Sie Dokumente, Bewerbungen sowie Manuskripte mit einer Dateigröße von höchstens 5 MB. Ein zu großer Anhang sorgt für eine Datenverstopfung.

Achtung: Immer nur gängige Formate wie DOC, PDF oder JPG versenden.

8. Korrekturlesen

Lesen Sie nach dem Verfassen Ihrer E-Mail den kompletten Text nochmals gründlich durch. Achten Sie dabei auf Rechtschreibung, Grammatik und Formalia. Überprüfen Sie insbesondere, ob alle Namen richtig geschrieben sind und stellen Sie sicher, dass der Gruß auch angepasst ist. Ein “schönes Wochenende” an einem Montag, weil die Mail doch zu lange im Entwürfe-Ordner festhing, wirkt auf den Empfänger möglicherweise unprofessionell.

9. Der richtige Zeitpunkt

Eine gute Zeit für das Versenden einer geschäftlichen Mail ist Dienstag bis Donnerstag von 7.30 bis 10 Uhr. In diesem Zeitraum gehen die meisten Ihr Postfach durch und durchstöbern auch Mails vom Vortag. Ebenso eignet sich die Zeit nach der Mittagspause zwischen 14 und 15 Uhr.

Ein gutes Gefühl für das optimale Timing ist beim E-Mail-Verkehr besonders wichtig. Bei komplexen Sachverhalten sollten Sie sich mit Ihrer Antwort Zeit lassen, um dem Empfänger nicht das Gefühl zu geben, Sie hätten sich nicht ausreichend mit der Thematik auseinandergesetzt. Kurze, prägnante Nachfragen sollten hingegen schnellstens beantwortet werden.

Die absoluten No-Gos beim Verfassen einer geschäftlichen E-Mail

Eine E-Mail schreiben, das klingt so simpel. Doch ganz so einfach ist es nicht. Besonders beim Verfassen von Geschäftsmails gibt es einige Stolpersteine, die bei Ihrem Geschäftspartner einen negativen Eindruck hinterlassen könnten. Eingangs wurde bereits erläutert, welche Schritte durchzuführen sind, die folgenden Punkte geben Ihnen Aufschluss über die No-Gos innerhalb des professionellen E-Mail-Schriftverkehrs:

• Sogenannte Out-of-hour-Mails vermeiden: Schreiben Sie keine E-Mails nachts oder am Wochenende, das wirkt unprofessionell und erzeugt Druck beim Geschäftspartner. Immer auf den richtigen Zeitpunkt achten.
• Auf Ping-Pong-Mails verzichten: Ein ständiges Hin und Her an Mails führt zu einer Endlosschleife. Für Sachverhalte, die zeitintensiver sind, besser zum Hörer greifen und anrufen.
• Mailen Sie nicht in Gesellschaft, sondern in Ruhe und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Flüchtigkeitsfehler zu verhindern. Unruhestifter können schnell Ihren Inhalt negativ beeinflussen.
• Mit Ignoranz wurden noch keine Kunden gewonnen. Auf E-Mails gar nicht zu reagieren ist nicht nur unhöflich und unprofessionell, passiert aber jedem früher oder später.
• Lesebestätigungen ausschalten: Diese wirken fordernd bis unverschämt und sollten vermieden werden.
• E-Mail-Alerts weisen beispielsweise darauf hin, auf bestimmte Mails nicht zu antworten. In den seltensten Fällen findet dieser Hinweis allerdings Beachtung.

Fazit

Der E-Mail-Verkehr ist selbstverständlich gerade im Marketing das A und O. Beschränken Sie den Kundenkontakt jedoch nie ausschließlich auf Mails, denn eine direkte Kommunikation von Angesicht zu Angesicht fördert das Vertrauen zu Ihrer (potenziellen) Kundschaft. Bereits ein Video-Call kann zu einem vertrauensvolleren Umgang führen, ersetzt dennoch nicht das physische Aufeinandertreffen. Über No-Gos und Formalia erfahrfen Sie auch, wenn Sie einen Werbetext schreiben wollen.

Sie haben noch weitere Fragen zum E-Mail-Marketing? Wir als Ihre persönliche Content-Marketing Agentur stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Kontaktieren Sie uns gerne und wir machen Ihnen ein Angebot.

Häufig gestellte Fragen

Worauf sollte bei Geschäftsmails besonders geachtet werden?

Auch beim Geschäftskontakt gilt: Je persönlicher, desto besser. Sprechen Sie Ihre Kontaktperson direkt an, weisen Sie bereits im Betreff-Feld auf den Bezug im weiteren Verlauf hin und vergessen Sie nicht die personifizierte Signaturformel. Gehen Sie unbedingt vor dem Absenden nochmals Ihren Text durch, um Flüchtigkeitsfehler zu umgehen.

Was sollten Sie beim E-Mail-Schriftverkehr auf jeden Fall unterlassen?

Senden Sie keinesfalls Ihre Geschäftsmails in der Nacht, das wirkt unprofessionell. Achten Sie darauf jede Nachricht zeitnah zu beantworten, um kein Desinteresse zu symbolisieren. Verzichten Sie auf Ping-Pong-Mails, E-Mail-Alerts und Lesebestätigungen.

Wie sollte das ideale Betreff-Feld aussehen?

Kurz und knackig lautet die Devise: Bringen Sie Ihr Vorhaben auf den Punkt und nennen Sie schemenhaft die Thematik, die Ihre Geschäftsmail beinhaltet. Die optimale Länge beträgt etwa 40 Zeichen.