Der Redaktionsplan – Die Kombination der Begriffe Redaktion und Plan ist ein absolutes Muss für Ihren langfristigen Marketingerfolg. Nicht selten läuft es in einer Redaktion einmal hektisch ab, denn plötzlich steht unvorhergesehener Weise noch diese und jene Aufgabe auf dem Tagesplan. Zwischendurch klingelt zudem noch das Telefon, ein Kollege stellt Fragen zu einem wichtigen Projekt oder Sie müssen unbedingt noch diese eine Mail für einen Ihrer Großkunden bearbeiten. Damit im stressigen Arbeitsalltag kein Content auf der Strecke bleibt, ist die ultimative Lösung ein Redaktionsplan, den ein Content Manager gemeinsam mit dem gesamten Team erstellt.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, was einen umfangreichen Redaktionsplan überhaupt ausmacht und bekommen mit dem internen Redaktionsplan von Advidera ein Praxisbeispiel aus dem Agenturalltag zu Gesicht. Würde unsere Content-Planung nicht funktionieren, dann würden Sie diesen Blog-Beitrag womöglich gar nicht lesen können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Redaktionsplan?
Ein Redaktionsplan kann als ein Wegweiser zur Erstellung kreativer Inhalte beschrieben werden. Damit geben Sie Ihrer Contentplanung die Richtung vor und behalten eine geregelte Linie in Bezug auf die Konzeption von Medieninhalten bei. Ein solcher Plan gilt als die Voraussetzung für zukünftige Erfolge im Marketing. Außerdem ist er ein wesentlicher Teil der gesamten Content-Marketing-Strategie Ihres Unternehmens, da Content-Marketing ohne qualitativ hochwertige sowie durchdachte Inhalte einfach nicht funktioniert. Lesen Sie unseren Beitrag zu Beispielen aus dem Bereich des Content-Marketing.
Ein Redaktionsplan enthält alle für das Unternehmen wichtige Termine. Beschäftigt sich das Unternehmen beispielsweise mit dem Thema Umweltschutz, so sollten Termine wie der Weltumwelttag am 5. Juni mit in den Redaktionsplan aufgenommen werden. Sowohl externe als auch firmeninterne Daten wie ein Jubiläum sollten nicht fehlen. Um diese Termine herum wird folglich Ihr Redaktionsplan erstellt und passend mit den Events verbunden.
Weiterhin wird ein redaktioneller Plan für eine Erfolgsmessung des Content-Marketings benötigt. Regelmäßige Content-Audits erfordern eine Anpassung des Plans. Besonders beachtet werden muss, ob Sie mit Ihrem Unternehmen die von der Zielgruppe gefragten Inhalte kreieren. Generieren Ihre Blog- oder Glossar-Beiträge neue Leads? Spezialisieren Sie sich auf Ihr Fachgebiet, denn nur so haben die Nutzer einen echten Mehrwert und nehmen die nächste Hürde innerhalb ihrer Buyers Journey. Manchmal ist es auch sinnvoll für die sozialen Medien einen separaten Social-Media-Redaktionsplan zu verfassen, um Postings für beispielsweise Facebook oder Instagram zu planen.
Wie erstellt man einen Redaktionsplan?
Ein ausgefeilter Redaktionsplan ist keineswegs im Nullkommanichts erstellt, denn sowohl vor der Erstellung, während der Planung und auch nach der Redaktionsplanung gibt es einiges zu beachten. Meist wird er mit einer Vorlaufzeit von rund einem Jahr entwickelt. Hilfreich ist es, wenn Sie in den Redaktionsplan ein Dokument zur Ideenfindung mit einbinden.
Dabei können diverse Kreativitätstechniken wie Brainstorming oder Mindmapping angewendet werden, um die Grundlage für frischen Content zu schaffen und Tipps und Ideen zu sammeln. Das Zitat “das Genie beherrscht das Chaos” (Albert Einstein) kann bei individueller Arbeit mit den Inhalten des Redaktionsplans wahr sein, doch das Grundkonzept muss für die ganze Redaktion geordnet sein. Sobald mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, bedarf es einer geregelten Struktur.
Vor der Erstellung
Vor der Erstellung eines redaktionellen Fahrplans müssen einige grundlegende Punkte geklärt werden, damit das Marketing erfolgreich laufen kann:
- Unternehmensziele
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und legen Sie fest, welche kurz-, mittel- oder langfristigen Unternehmensziele erreicht werden sollen. - Zielgruppe definieren
Sobald Sie Ihre Zielgruppe eingegrenzt haben, lassen sich Buyer Personas erstellen, nach denen Sie die Buyers Journey ausrichten. - Marketinganalyse
Wie verläuft das Marketing aktuell? Welche Strategien werden genutzt? Ist Ihr Marketing erfolgreich? Was muss geändert werden, damit über Suchmaschinen wie Google mehr Leads generiert werden? - Ideenfindung
Nach einer umfassenden Findungsphase werden anhand einer Keywordrecherche die Content-Ideen innerhalb eines Clusters zusammengefasst. Dieser Cluster gibt einen Überblick über die im Redaktionsplan vorhandenen Inhalte.
Dieses Cluster zum Thema Content ist mithilfe von HubSpot erstellt worden und liefert einen guten Überblick, welche Themen in den Redaktionsplan hinein müssen. Im Mittelpunkt des Clusters befindet sich das Oberthema, welches als Pillar-Page dient. Es empfiehlt sich, im Redaktionsplan dieses Thema als Meilenstein festzulegen, der erreicht ist, sobald alle Unterthemen vorhanden sind.
Darum sind Fristen so wichtig
Während Sie den Redaktionsplan nun erstellen, müssen unbedingt Deadlines gesetzt werden. Doch warum eine Frist? Manchen Kollegen steht schon nach den bloßen Worten Frist oder Deadline die Angst ins Gesicht geschrieben, erinnert dies doch sehr Uni- oder gar Schulzeiten. Eine Frist ist aber nicht dazu da, um Stress auszulösen, sondern soll ein stressfreieres Arbeiten ermöglichen. Realistisch terminierte Zielsetzungen steigern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, denn dadurch wird einzelnen Aufgaben eine Wichtigkeit zugeschrieben. Fristen sorgen für eine kontinuierliche Content-Reputation. Getreu dem Motto: Deadlines are social.
Nach der Erstellung
Meist werden die Redaktionspläne ein Jahr im Voraus erstellt, so ist also immer Arbeit vorhanden, um auch für das nächste Jahr optimal aufgestellt zu sein. Ist das meiste aus dem aktuellen Redaktionsplan bereits veröffentlicht, so befindet sich der folgende in der Mache. Gerade in der digitalen Welt kann es natürlich immer passieren, dass Neuheiten aufkommen, über die es sich lohnt, zu berichten. Ein Redaktionsplan ist keineswegs fest in Stein gemeißelt, und kann natürlich immer aktualisiert werden, dennoch sollte der grundlegende Plan eingehalten werden.
Nach einem Content-Audit kann er ebenfalls aktualisiert werden. Ein Redaktionsplan ist und bleibt somit eine neverending-Story und soll regelmäßig angepasst werden. Es ist auf eine Ausgeglichenheit der Themen zu achten und die Erfolgsmessung sollte quartalsmäßig überprüft werden. Mit welchem Content wurden die meisten Käufer angezogen? Passt die Zielgruppe wirklich? All diese Punkte gilt es nach der Erstellung eines Redaktionsplans zu beachten, denn nur dann ist ein Erfolg in Sichtweite.
Was darf im Redaktionsplan nicht fehlen?
Was gehört überhaupt in einen Redaktionsplan? Sie stehen kurz vor der Hürde, Ihren ersten eigenen Redaktionsplan auf die Beine zu stellen. Doch wie stellen Sie das an? Natürlich können die Angaben nicht pauschal gelten, denn wenn Ihr Unternehmens beispielsweise nur eine Zielgruppe anspricht, muss das nicht explizit im Plan aufgeführt werden. Folgende Punkte können Inhalt eines Redaktionsplans sein:
- geplantes Datum der Veröffentlichung
- Verfasser
- Abgabetermin
- Thema
- Zielgruppe (Persona)
- Format (Glossar, Blog )
- Keywords
- CTAs (thematisch passend): Text, Bild, Pop-up Formular
Beispiel Redaktionsplan
Advidera arbeitet mit dem Organisationstool “Asana”. Neben dem internen Redaktionsplan gibt es für jedes Kundenprojekt externe Redaktionspläne. Speziell für eine Agentur oder ein größeres Unternehmen sind digitalen Hilfsmittel das ultimative Werkzeug zum Marketingerfolg, denn je komplexer und vielfältiger die Reaktionsinhalte sind, desto schwieriger ist es, diese übersichtlich darzustellen. Das Tool kann beliebig eingerichtet werden. Folgende Beispiele zeigen, welche Kategorien in unserer Version zur Auswahl stehen. Vielleicht ist das die passende Vorlage für Sie.
Anhand dieses Beispiels sieht man, dass durch die übersichtliche Gliederung in einer unterschiedlichen Farbauswahl direkt sichtbar wird, um welche Beitragsart es sich beispielsweise handelt. Jeder aus dem Team kann diesen Redaktionsplan einsehen und somit kann geschaut werden, wer für kommende Aufgaben Kapazitäten frei hat.
Aufgabenname
Anhand der Bezeichnung der Aufgabe sollte ersichtlich sein, um was es sich genau handelt. Genaue Hinweise und Informationen können innerhalb der Aufgabe in dem Feld Beschreibung hinterlegt werden.
Verantwortlicher
Anhand dieses Abschnittes wird festgehalten, welcher Mitarbeiter für den Beitrag/das Projekt verantwortlich ist. Sobald Fragen aufkommen, weiß das gesamte Team Bescheid, an wen es sich zu wenden hat.
Fälligkeitsdatum
Unter dem Reiter Fälligkeitsdatum wird die Deadline eingestellt. Zu beachten ist, dass der Beitrag bis zu dieser Zeit bereits final gegengelesen und überarbeitet werden sollte. Zudem besteht die Möglichkeit, beispielsweise bei der Aufgabe Social-Media Postings sowohl eine Uhrzeit als auch die Aufgabe als eine wiederkehrende Aufgabe einzustellen.
Aufgabenzustand
Zusätzlich lässt sich im Tool Asana der aktuelle Zustand der Aufgabe hinterlegen. Somit ist abzulesen, welche Beiträge zurzeit bearbeitet werden.
Beitragstyp
Der Beitragstyp ist sehr wichtig, um den Redaktionsplan allumfassend darzustellen. Ob ein Blog-Beitrag, ein E-Book oder doch eine Informationsmail erstellt werden sollen, macht einen erheblichen Unterschied aus. Die verschiedenen Content-Formen sind für spezielle Zeitpunkte der Buyers Journey geplant. Je nach Thema muss ein bestimmtes Content-Format ausgewählt werden.
Übersicht
Mit der generellen Übersicht können Sie schnell einen Überblick darüber erhalten, welche Aufgaben noch offen sind und welche unerledigt sind. Bei unerledigten Aufgaben konnte aus noch unbekannten Gründen das festgelegte Zieldatum nicht erreicht werden. Wichtig ist dann herauszufinden, woran es gelegen hat und ein neues und realistisches Datum festzulegen, bis zu welchem die Probleme beseitigt werden können.
Tools zur Erstellung vom Redaktionsplan
Nun stellen wir einige Tools vor, die das Redaktionsleben um ein Vielfaches erleichtern und ein entspanntes sowie stressfreies Arbeiten garantieren. Es gibt sowohl gänzlich kostenlose Tool, in der Basis-Version freie Tools sowie kostenpflichtige Varianten.
Externe Tools
Das Organisationstool Asana verwenden wir in unserer Agentur. In der Basis-Variante ist es bis zu 15 Personen kostenfrei verfügbar. Manche Funktionen sind allerdings erst nach einem Upgrade freigeschaltet. Für einen Einstieg in die Materie lohnt sich auch die kostenlose Variante.
Die Basis Version von Trello ist auch kostenlos und das Programm eignet sich hervorragend für große Firmen mit einer sehr umfangreichen Projektgröße. Damit lassen sich Pläne entwickeln, Daten verwalten sowie Informationen gebündelt leicht darstellen.
Plugins für WordPress
Es gibt auch einige Plugins für Redaktionspläne, die Sie direkt mit Ihrem WordPress Konto verbinden können. Dazu zählen die kostenfreien Varianten editioral calendar plugin und edit flow sowie die kostenpflichtige Variante CoSchedule. Vorteil dieser Tools ist die direkte Verknüpfung mit Ihrem CMS-System sowie eine einfache und zugleich übersichtliche Handhabung.
Fazit
Planlos durch die Marketingwelt marschieren, das klappt keineswegs. Das ist auf keinen Fall die beste Strategie, die dabei hilft, Artikel im Netz und auf Social Media zu teilen. Denn ein Redaktionsplan sorgt für Struktur und Ordnung und dafür, dass die Kollegen einen Überblick über den aktuellen Stand der Arbeiten haben. Somit steigern Sie die Arbeitsproduktivität Ihrer Mitarbeiter und sorgen für eine ausgewogene Stimmung, wenn Sie einen Redaktionsplan als Grundlage für Arbeiten nehmen.
Natürlich können Sie einen einfachen Redaktionsplan auch als ein simples Excel-Dokument aufbereiten und keine speziellen Tools nutzen. Allerdings haben Tools den Vorteil, dass diese meist auch in der App-Variante verwendet werden können und somit mobiles Arbeiten erleichtern. Ohne einen Redaktionsplan geht wahrhaftig die Welt unter, das merken wir schon, sobald es technische Probleme gibt und wir zeitweise keinen Zugriff auf das Tool haben. Das ist zum Glück die Ausnahme.
Lesen Sie jetzt unser E-Book zum Content-Audit und verleihen Ihrem Redaktionsplan ein Refreshing. Sollten Sie Fragen zur Vorgehensweise haben, stehen wir Ihnen als Content-Marketing Agentur gerne mit Rat und Tat zu Seite.
