Unternehmenskommunikation

Der Begriff Unternehmenskommunikation beschreibt Maßnahmen, die den Ruf einer Firma verbessern. Das Ziel ist es, einen einheitlichen Eindruck zu vermitteln. Dabei spielen unter anderem Aspekte wie Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und das Management eine wichtige Rolle.

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Corporate Design

Visuelle Elemente verleihen eine erste Identität. Dazu tragen Logos, bestimmte Farbmuster und andere grafische Darstellungen bei, die auf Visitenkarten, Firmenschildern und Briefpapieren präsentiert werden. Mithilfe des Corporate Designs können Firmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen und eindeutig zugeordnet werden. Der Name stellt ein wichtiges Element des Designs dar. Er muss kurz aber einprägsam sein und den Zweck vermitteln.

Corporate Behavior

Ein weiterer Faktor für die Verbesserung des Erscheinungsbilds sind Angestellte, die die Firma nach außen hin repräsentieren. Jede Agentur ruft durch Verhaltensweisen und Äußerungen bestimmte Wirkungen hervor, die weitaus mehr Einfluss auf die Umwelt haben, als etwa optische Maßnahmen. Deshalb sind motivierte und engagierte Mitarbeiter sehr wichtig für das Erscheinungsbild.

Formen der Unternehmenskommunikation

Bereiche der Unternehmenskommunikation

Wirtschaftlicher Erfolg ist durch eine in der Gesamtheit stimmigen Vermittlung gekennzeichnet. Sie setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Jeder der Bereiche spielt die Art der Informationsvermittlung eine wesentliche Rolle. Wie müssen Veröffentlichungen korrekt überbracht werden? Wie werden auf Gerüchte oder Fehler reagiert?

Grafik der internen und externen Unternehmenskommunikation

Die Grafik von Statista zur internen und externen Kommunikation aus dem Jahr 2018 (Quelle: Bitcom) zeigt, dass die Mehrheit der Befragten sowohl intern, als auch nach außen hin am häufigsten den schriftlichen E-Mail-Verkehr bevorzugt. Auf das Telefon greifen 88 % der Befragten sehr häufig zurück. Am dritthäufigsten wird mit Briefen kommuniziert. Trotz der sich immer schneller ausbreitenden Digitalisierung werden also immer noch analoge Optionen genutzt. 37 % kommen sehr häufig auf das Fax zurück. Weniger Popularität erfahren unter anderem Onlinemeetings und soziale Netzwerke.

Interne Unternehmenskommunikation

Der innerbetriebliche Bereich ist vielseitig und deckt verschiedene Aspekte ab. Zum einen umfasst sie den innerbetrieblichen Informationsaustausch (E-Mails, Berichte, Protokolle) und zum anderen Teamveranstaltungen (Besprechungen). Eine weitere Option stellt eine gemeinsame Plattform dar, auf der alle miteinander vernetzt sind. Im Home-Office beispielsweise sind Angestellte auf eine digitale Vernetzung angewiesen. Es ist daher sinnvoll eine gemeinsame Plattform zu verwenden, um auf direktem Wege zu kommunizieren.
Doch auch Videokonferenzen und Diskussionsforen eignen sich um in Kontakt zu treten. Der direkte Austausch von Angesicht zu Angesicht sollte zudem nicht vernachlässigt werden, da der Kontakt mit anderen Menschen bindet. Organisatorische Abläufe zu verbessern und das Management zu erleichtern sind wichtige Aufgaben.

Jeder Arbeiter sollte aktiv in die strategische Gestaltung eingebunden werden, da sie das Fundament darstellen. Durch eine gute Beratung kann zudem die Motivation der Angestellten in vielen Bereichen gesteigert werden. Das hat den Vorteil, mögliche Konflikte vorzubeugen.
Nicht nur die Beziehung zwischen Mitarbeitern ist wichtig, sondern auch die Social Relation von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitgeber sollten immer auf Augenhöhe und nie ,,von oben herab’’ mit Arbeitnehmern kommunizieren, da sonst die Führungsebene als Gegenspieler wahrgenommen werden kann. Feedback, Lob und positive Rückmeldungen lösen Gefühle der Wertschätzung aus.

Externe Kommunikation

Im Mittelpunkt stehen bestehende und zukünftige Kunden einer Firma. Es geht im Fokus um Journalismus und verkaufsorientierte Marktkommunikation. Ein Studium im Bereich Kommunikationsmanagement ist für mediale Arbeit vorteilhaft, da potenzielle Klienten vor allem durch Werbung über Printmedien, TV, und den sozialen Medien das erste Mal mit einer Agentur in Berührung kommen. Immer größere Bedeutung gewinnt das Content-Marketing. Menschen sind es gewohnt Berichte immer häufiger über das Internet zu beschaffen. Dabei werden sie von verschiedenen Angeboten übersättigt.

Für Firmen ist es deshalb notwendig, einen Mehrwert für potenzielle Käufer zu bieten. Es ist wichtig den Leser mit der richtigen Strategie auf seine Website zu ziehen. Die Website sollte inhaltlich und optisch so aufbereitet sein, dass sie den Besucher nicht langweilt. Blogs, Tutorials, Interviews und Testberichte sind zum Beispiel Instrumente, um Websites spannender zu gestalten. Flyer und Broschüren können ebenfalls zum Vermarkten eingesetzt werden. Zudem ist im Falle eine Krise eine gute Krisenkommunikation notwendig, da ungeplante Maßnahmen schwerwiegende Folgen für das Image haben könnte.

Formen der Kommunikation

Situationsanalyse des Unternehmens

Um eine solide Strategie zu entwickeln, müssen zunächst einige Fragen zum Ist-Zustand der Firma beantwortet werden.

  • Wofür steht die Firma?
  • Welche Eigenschaften werden mit ihr in Verbindung gebracht?
  • Welche Emotionen vertritt sie?
  • Wie wird sie wahrgenommen?
  • An welche Zielgruppe richtet sie sich?

Analyse des Unternehmens

Im nächsten Schritt, müssen Fragen zum Soll-Zustand beantwortet werden, um zu klären, in welche Richtung die Agentur gehen möchte.

  • Welche Zielgruppen spricht die Firma an?
  • Welche Mittel kommen infrage?
  • Wie verteilt die Firma zu erledigende Aufgaben?
  • Welche personellen und finanziellen Ressourcen besitzt sie?

SWOT-Analyse

Eine ergänzende Hilfe kann die SWOT-Analyse darstellen. Sie trägt dazu bei eine Strategie festzulegen und das richtige Budget einzusetzen. Merkmale der Analyse ist die Stärke oder Schwäche des Unternehmens, sowie das Potenzial oder das Risiko. Mithilfe der SWOT – Analyse kann das richtige Potenzial genutzt werden.

  • Stärken (Strength): Zu den Stärken zählen die Faktoren, die im Wettbewerb ein Vorteil sind. Zudem beherrscht eine Agentur die Faktoren besser als die Konkurrenz. Als Beispiel können qualifizierte Angestellte und ein guter Standort genannt werden.
  • Schwächen (Weaknesses): Schwächen sind Merkmale, die sich für eine Agentur als Nachteil darstellen. Eine geringe Finanzkraft und eine Abhängigkeit von anderen könnten als Schwäche zählen.
  • Chancen (Opportunities): Chancen sind Faktoren, aus denen Potenziale erwachsen können. Technologische Entwicklungen und Produktverbesserungen können zum Beispiel als Chancen gelten.
  • Risiken (Threats): Als Risiken zählen die Merkmale, aus denen Gefahren entstehen können. Verluste können das Resultat sein. Gesetzliche Änderungen und neue Konkurrenten können Beispiele solcher Risiken sein.

Die analysierten Informationen werden in einer SWOT-Matrix dargestellt.

Swot-Matrix des Unternehmens

Im nächsten Schritt bezieht die SWOT – Analyse zwei Perspektiven mit ein. Zum einen die interne- und zum anderen die äußere Ansicht.

Swot-Analyse des Unternehmens

Folgende Fragen können dabei helfen, Zusammenhänge zwischen Stärken und Schwächen, sowie Chancen und Risiken herauszuarbeiten.

  • Ausbau der Strategie: Welche Stärken passen zu welchen Schwächen? Wie können Stärken beitragen, Chancen zu nutzen?
  • Aufholen der Strategie: Wie können aus Schwächen Chancen entstehen? Welche Schwächen können verbessert werden?
  • Absichern der Strategie: Welche Risiken kann die Firma mit welche Stärken verbinden? In welchen technischen Bereichen muss sie sich absichern?
  • Vermeiden der Strategie: Wie können Risiken vermieden werden? Welche Aktivitäten sollten nicht mehr ausgeübt werden?

Zielsetzung

Nach erfolgreichem Abschluss der Situationsanalyse können konkrete Pläne erarbeitet werden. Eine Methode, ist das SMART Konzept. Es setzt sich aus spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert zusammen.

  • Spezifisch: Die Visionen sollten so präzise und konkret wie möglich sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Jeder Angestellte muss genau wissen, was gemeint ist.
  • Messbar: Quantitative Kriterien sind essenziell, da diese oftmals einfach nachzuvollziehen sind.
  • Attraktiv: Alle Angestellten sollten sich mit dem Marketingplan identifizieren können. Es ist zudem hilfreich durch positive Formulierungen die Angestellten zu motivieren.
  • Realistisch: Ein Ziel, dass von jedem akzeptiert wird, wird auch wahrscheinlicher umgesetzt. Es sollte im Bereich des Möglichen liegen, aber dennoch fordernd sein. Wenn ein Plan aufgrund eines viel zu hohen Anspruches nicht erreicht wird, ist die Enttäuschung größer.
  • Terminiert: Neben allen Faktoren spielt die Zeit, in der das Vorhaben verwirklicht wird, eine große Rolle. Es hilft jedem, wenn ein konkreter Termin festgelegt wird. Das steigert die Motivation.

Die SMART Ziele kommen eher bei kurz – und mittelfristigen Optionen zum Einsatz. Langfristige Prinzipien setzen sich aus Vision und Mission zusammen. Die Vision bezieht sich auf einen in der Zukunft liegenden Zustand der Firma. Bei der Mission geht es darum, welcher Beitrag für die Gesellschaft geleistet werden kann. Es ist sinnvoll sich langfristige Aufgaben zu setzen, da manche Maßnahmen erst nach einer bestimmten Zeit beginnen zu wirken.

Fazit

Unternehmen sollten auf Transparenz und Verständlichkeit achten. Wichtig sind nicht nur die Käufer, an die sich die angebotenen Produkte richten, sondern auch die Angestellten. Innerhalb einer Firma sollte der richtige Austausch oberere Priorität haben. Es ist wichtig, mit Mitarbeitern und Kunden klar und verständlich auf Augenhöhe zu kommunizieren, um Verbesserungen zu erreichen. Dabei können Konzepte wie die SMART – und SWOT Analyse gute Hilfen darstellen.

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Häufige Fragen

Was sind die Aufgaben der Unternehmenskommunikation?

Eine Firma versucht mit Maßnahmen der Kommunikation den Ruf und das Image zu verbessern. Das gelingt beispielsweise mit einem guten Austausch unter Kollegen und einer guten Marketingstrategie.

Warum ist Unternehmenskommunikation wichtig?

Mit einer gut entwickelten Strategie kann der Ruf und die Attraktivität der Firma verbessert werden. Das hat zur Folge, dass Produkte besser vermittelt werden.

Was ist interne Unternehmenskommunikation?

Es geht es hauptsächlich um den Informationsaustausch innerhalb einer Firma. Dabei spielt die Art, wie innerhalb der Firma kommuniziert wird eine wichtige Rolle.

Was ist externe Unternehmenskommunikation?

Es geht es um die richtige Vermittlung nach außen hin. Im Mittelpunkt stehen also die Kunden. Durch erfolgreiches Marketing auf verschiedenen Wegen wie Social Media oder den Printmedien werden Werte vermittelt.

Quellen

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